{"id":10284,"date":"2022-10-05T17:38:38","date_gmt":"2022-10-05T15:38:38","guid":{"rendered":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/?page_id=10284"},"modified":"2026-01-08T17:19:38","modified_gmt":"2026-01-08T16:19:38","slug":"datenschutzerklarung-paperless","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/datenschutzerklarung-paperless\/","title":{"rendered":"Datenschutzerkl\u00e4rung des Paperless Systems (paperless.rwth-aachen.de)"},"content":{"rendered":"
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Version 02\/2025<\/p>

Information\/Datenschutzhinweise (gem. Art. 13 DS-GVO) zu Paperless<\/strong><\/p>

1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Name und Anschrift des Verantwortlichen<\/p>

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze\u00a0\u00a0\u00a0der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:<\/p>

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail:\u00a0rektorat@rwth-aachen.de<\/a>
Website:\u00a0www.rwth-aachen.de\/rektorat<\/a><\/p>

F\u00fcr die Umsetzung von Paperless (paperless.rwth-aachen.de):<\/p>

Studycenter Computer Science<\/p>

Ahornstra\u00dfe 55<\/p>

52074 Aachen<\/p>

Phone: +49 241 80 21015<\/p>

Email: sc@cs.rwth-aachen.de<\/p>

2.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten<\/p>

Erreichbarkeit der beh\u00f6rdlich bestellten Datenschutzbeauftragten:<\/span><\/p>

Stabsstelle Datenschutz der RWTH Aachen University:
Templergraben 83
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 94114
E-Mail:\u00a0<\/span>dsb@rwth-aachen.de<\/span><\/a>
<\/span>
<\/b><\/p>

3.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Allgemeines zur Datenverarbeitung<\/p>

a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Paperless dient der digitalen Einreichung und Bearbeitung von Antr\u00e4gen und Dokumenten durch Studierende und Mitarbeitende. Es erm\u00f6glicht eine zentrale und transparente Kommunikation zwischen Studierenden, Pr\u00fcfungsaussch\u00fcssen, dem Zentralen Pr\u00fcfungsamt (ZPA), und dem Studierendensekretariat wodurch Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet werden.<\/b><\/p>

Im Rahmen der Nutzung des Systems werden personenbezogene Daten verarbeitet, um die gestellten Antr\u00e4ge und Anfragen zu bearbeiten. Diese Verarbeitung ist notwendig, um die gestellten Antr\u00e4ge und Anfragen zu bearbeiten und den Pflichten der statistischen Erhebung nachzukommen.<\/p>

b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Empf\u00e4nger der Daten<\/p>

Innerhalb der RWTH Aachen erhalten folgende interne Stellen Zugriff auf die in Paperless verarbeiteten personenbezogenen Daten:<\/p>

(1)\u00a0\u00a0<\/span>Mitarbeitende des Studiencenter Informatik<\/p>

(2)\u00a0\u00a0<\/span>Mitarbeitende der im System vertretenen Pr\u00fcfungsaussch\u00fcsse der RWTH<\/p>

(3)\u00a0\u00a0<\/span>Fachstudienberatende der im System vertretenen Studieng\u00e4nge der RWTH<\/p>

(4)\u00a0\u00a0<\/span>Mitarbeitende der zentralen Hochschulverwaltung (ZHV) mit Bezug zu den im System vertretenen Studieng\u00e4ngen der RWTH (z.B. Zentrales Pr\u00fcfungsamt ZPA, Studierendensekretariat)<\/p>

(5)\u00a0\u00a0<\/span>IT-Center als Hosting Betreiber<\/p>

Au\u00dferhalb der RWTH Aachen erhalten externe Stellen Zugriff auf die in Paperless verarbeiteten personenbezogenen Daten sofern f\u00fcr die Bearbeitung des Anliegens Kopien des Bescheids an weitere Personen oder Einrichtungen \u00fcbermittelt werden m\u00fcssen. Die Empf\u00e4nger (z.B. extern Pr\u00fcfende) solcher Kopien werden im Rahmen der Bearbeitung des Anliegens festgelegt und sind abh\u00e4ngig von der jeweils g\u00fcltigen Fassung der PO, die den Kontext des Anliegens definiert.<\/p>

c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung der personenbezogenen Daten<\/p>

F\u00fcr die Datenverarbeitung im Besch\u00e4ftigtenkontext gilt Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S. 1\u00a0lit. e), Abs. 3 DSGVO\u00a0i.V.m. \u00a7 18 Abs. 1 DSG NRW.<\/p>

F\u00fcr die Datenverarbeitung zur\u00a0Erf\u00fcllung von studentischen Angelegenheiten und deren Bescheidung gilt Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S.1\u00a0lit. e), Abs. 3 DSGVO\u00a0i.V.m. \u00a7 3 HG NRW\u00a0i.V.m. \u00a7 11 Abs. 2 \u00dcPO\u00a0i.V.m.<\/span><\/span>\u00a0den jeweils g\u00fcltigen Fassungen der Pr\u00fcfungsordnungen der RWTH Aachen\u00a0i.V.m. der Einschreibungsordnung.<\/span><\/span><\/p>

F\u00fcr die Datenverarbeitung im Kontext der statistischen Erhebung von Daten zum Studium gilt Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S. 1\u00a0lit. e), Abs. 3 DSGVO\u00a0i.V.m. 8 HG NRW\u00a0i.V.m. \u00a7\u00a7 1-10\u00a0HStatG.<\/p>

d)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Datenl\u00f6schung und Speicherdauer<\/p>

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gel\u00f6scht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entf\u00e4llt. Eine Speicherung kann dar\u00fcber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europ\u00e4ischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.<\/p>

Daraus ergeben sich folgende Fristen f\u00fcr die L\u00f6schung der verschiedenen Datenkategorien:<\/p>

(1)\u00a0\u00a0<\/span>Stammdaten der Studierenden \/ Mitarbeitenden: 10 Jahre<\/p>

(2)\u00a0\u00a0<\/span>Studiengangsinformationen\u00a0der Studierenden: 10 Jahre<\/p>

(3)\u00a0\u00a0<\/span>Anschrift der Studierenden: 10 Jahre<\/p>

(4)\u00a0\u00a0<\/span>Antr\u00e4ge der Studierenden mit Anh\u00e4ngen und Metadaten: 10 Jahre<\/p>

(5)\u00a0\u00a0<\/span>Abschlussarbeiten der Studierenden mit Anh\u00e4ngen und Metadaten: 10 Jahre<\/p>

(6)\u00a0\u00a0<\/span>Rollen und Rechte der Mitarbeitenden: Bei \u00c4nderung des Arbeitsverh\u00e4ltnisses<\/p>

(7)\u00a0\u00a0<\/span>Daten zu Pr\u00fcfenden in Studieng\u00e4ngen \/ Einrichtungen: Bei \u00c4nderung der Pr\u00fcfberechtigung<\/p>

4.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles<\/p>

a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Bei jedem Aufruf dieser Webseite ist technisch ein Austausch von Informationen zwischen Ihrem Endger\u00e4t, beispielsweise Ihrem Computer, Tablet oder Mobiltelefon und Servern, die die Webseite zum Abruf bereitstellen, erforderlich, um eine Kommunikation zwischen Ihrem Endger\u00e4t und dieser Webseite herzustellen. Bei jedem Zugriff auf die Webseite werden zudem Daten \u00fcber diesen Vorgang vor\u00fcbergehend in einer Protokolldatei (Logfile) verarbeitet und gespeichert. Im Einzelnen fallen folgende Daten an:<\/p>

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.<\/p>

Folgende Daten werden hierbei erhoben:<\/p>

(1)\u00a0\u00a0<\/span>Informationen \u00fcber den Browsertyp und die verwendete Version<\/p>

(2)\u00a0\u00a0<\/span>Das Betriebssystem des Nutzers<\/p>

(3)\u00a0\u00a0<\/span>Den Internet-Service-Provider des Nutzers<\/p>

(4)\u00a0\u00a0<\/span>Die IP-Adresse des Nutzers<\/p>

(5)\u00a0\u00a0<\/span>Datum und Uhrzeit des Zugriffs<\/p>

(6)\u00a0\u00a0<\/span>Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt<\/p>

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.<\/p>

Die Protokolldaten werden f\u00fcr einen ordnungsgem\u00e4\u00dfen Betrieb der Webseiten, das hei\u00dft zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von St\u00f6rungen oder Fehlern verarbeitet.<\/p>

Dar\u00fcber hinaus werden die Protokolldaten zur technischen Sicherheit, insbesondere zum Schutz vor und zur Abwehr von Cyberangriffen verarbeitet. Dies erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1\u00a0lit. e), 32 Abs. 1 DSGVO.<\/p>

b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Die vor\u00fcbergehende Speicherung der Daten zur technischen Kommunikation und der Protokolldateien erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1\u00a0lit. e), Abs. 3 DS-GVO\u00a0i.V.m. \u00a7 3 Abs. 1 DSG NRW\u00a0i.V.m. \u00a7 3 HG NRW.<\/p>

c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Datenl\u00f6schung und Speicherdauer<\/p>

Die Daten werden gel\u00f6scht, sobald sie f\u00fcr die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Normalerweise ist dies nach sp\u00e4testens\u00a07\u00a0Tagen der Fall. Eine dar\u00fcberhinausgehende Speicherung ist m\u00f6glich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gel\u00f6scht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr m\u00f6glich ist.<\/b><\/p>

5.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Verwendung von Cookies<\/p>

a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Informationen, die durch den Internetbrowser, in der Regel in einer Datenbank, verwaltet werden. Ruft ein Nutzer eine Webseite auf, so kann ein Cookie auf dem Computersystem des Nutzenden gespeichert werden.\u00a0Dieser Cookie\u00a0enth\u00e4lt eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website erm\u00f6glicht.<\/span><\/span><\/p>

\u00a0<\/span><\/span><\/p>

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies dient der Sicherstellung der Funktionalit\u00e4t dieser Webseite. Dabei folgende Daten gespeichert und \u00fcbermittelt:<\/span><\/span><\/p>

(1)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/span><\/span>Zeichenfolge zur Sicherung der Authentizit\u00e4t (CSRF-Token)<\/span><\/span><\/p>

(2)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/span><\/span>Log-In-Informationen (Sitzung)<\/span><\/span><\/p>

Unsere Website nutzt den lokalen Browser-Speicher (Local\u00a0Storage) um in der Anwendung gesetzte Pr\u00e4ferenzen und abgerufene Daten (Cache) auch nach einem Seitenwechsel weiterhin nutzen zu k\u00f6nnen. Wir verwenden dieses Verfahren, um unsere Website nutzerfreundlicher und interaktiver gestalten zu k\u00f6nnen.<\/p>

b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Die Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S. 1\u00a0lit. e), Abs. 3 DSGVO\u00a0i.V.m. \u00a7 3 Abs. 1 DSG NRW\u00a0i.V.m. \u00a7 3 HG NRW.<\/p>

c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Datenl\u00f6schung und Speicherdauer<\/p>

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite \u00fcbermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle \u00fcber die Verwendung von Cookies. Durch eine \u00c4nderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser k\u00f6nnen Sie die \u00dcbertragung von Cookies deaktivieren oder einschr\u00e4nken. Bereits gespeicherte Cookies k\u00f6nnen jederzeit gel\u00f6scht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies f\u00fcr unsere Website deaktiviert, k\u00f6nnen m\u00f6glicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumf\u00e4nglich genutzt werden.<\/p>

Der lokale Browser-Speicher (Local\u00a0Storage) kann jederzeit gel\u00f6scht werden. Wird der Browser-Speicher deaktiviert, k\u00f6nnen m\u00f6glicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumf\u00e4nglich genutzt werden und ge\u00e4nderte Einstellungen der Benutzeroberfl\u00e4che werden nicht mehr persistiert.<\/p>

6.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Kontaktaufnahme<\/p>

a)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Gegenstand und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Bei der Kontaktaufnahme mit uns, beispielsweise per E-Mail, werden die von der anfragenden Person \u00fcbermittelten personenbezogenen Daten verarbeitet. Dies umfasst insbesondere:<\/p>

(1)\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Name<\/p>

(2)\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>E-Mail-Adresse<\/p>

(3)\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Weitere Angaben, die im Rahmen der Anfrage freiwillig gemacht werden<\/p>

Die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschlie\u00dflich zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage sowie f\u00fcr eventuelle Anschlussfragen.<\/p>

b)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Rechtsgrundlage f\u00fcr die Verarbeitung personenbezogener Daten<\/p>

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S. 1\u00a0lit. e) DSGVO\u00a0i.V.m. \u00a7 3 HG NRW, da sie zur Wahrnehmung der Aufgaben einer Hochschule im \u00f6ffentlichen Interesse erforderlich ist.<\/p>

c)\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Datenl\u00f6schung und Speicherdauer<\/p>

Die personenbezogenen Daten werden gel\u00f6scht, sobald sie f\u00fcr die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die jeweilige Anfrage abschlie\u00dfend bearbeitet wurde und kein weiterer Kommunikationsbedarf besteht. Eine\u00a0dar\u00fcber hinausgehende\u00a0Speicherung kann erfolgen, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern.<\/p>

7.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/span>Rechte der betroffenen Person<\/p>

Werden personenbezogene Daten von dem\/der Betroffenen verarbeitet, stehen ihm\/ihr folgende Rechte gegen\u00fcber dem Verantwortlichen zu.<\/p>

Der\/ die Betroffene hat gem\u00e4\u00df Artikel 15 ff. DS-GVO dem Verantwortlichen gegen\u00fcber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf\u00a0Auskunft<\/b>\u00a0\u00fcber die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf\u00a0Berichtigung<\/b>\u00a0oder\u00a0L\u00f6schung<\/b>\u00a0oder auf\u00a0Einschr\u00e4nkung<\/b>\u00a0der Verarbeitung, ein\u00a0Widerspruchsrecht<\/b>\u00a0gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf\u00a0Daten\u00fcbertragbarkeit.<\/b>\u00a0Auch hat er\/sie gem\u00e4\u00df Artikel 77 DS-GVO das Recht der\u00a0Beschwerde<\/b>\u00a0bei der zust\u00e4ndigen Datenschutz-Aufsichtsbeh\u00f6rde (https:\/\/www.ldi.nrw.de\/kontakt<\/span><\/a>), wenn der\/die Betroffene der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der ihn\/sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verst\u00f6\u00dft. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung des\/der Betroffenen beruht (vgl. Art. 6 Abs.\u00a01\u00a0S. 1\u00a0lit. a), Art. 9 Abs. 2\u00a0lit. a) DSGVO), hat er\/sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu\u00a0widerrufen<\/b>, ohne dass die\u00a0Rechtm\u00e4\u00dfigkeit\u00a0der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung ber\u00fchrt wird; dieser entfaltet seine Wirkung erst f\u00fcr die Zukunft.<\/p>

Zur Aus\u00fcbung der vorgenannten Rechte sendet der\/ die Betroffene eine E-Mail an\u00a0sc@cs.rwth-aachen.de<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Version 02\/2025 Information\/Datenschutzhinweise (gem. Art. 13 DS-GVO) zu Paperless 1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Name und Anschrift des Verantwortlichen Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze\u00a0\u00a0\u00a0der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der: Rektor der RWTH Aachen UniversityTemplergraben 5552062 Aachen (Hausanschrift)52056 Aachen (Postanschrift)Telefon: +49 241 80 1Telefax: +49 241 80 92312E-Mail:\u00a0rektorat@rwth-aachen.deWebsite:\u00a0www.rwth-aachen.de\/rektorat F\u00fcr die Umsetzung von Paperless (paperless.rwth-aachen.de): […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","template":"","meta":{"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"class_list":["post-10284","page","type-page","status-publish","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/10284","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=10284"}],"version-history":[{"count":13,"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/10284\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":22259,"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/pages\/10284\/revisions\/22259"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sc.informatik.rwth-aachen.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=10284"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}